業務負荷を増やさず決算業務を効率化するには

編集部：鍋田さんはコンサルタントとして、多くの企業で決算業務を劇的に改善してきました。鍋田さんが携わった経理部門では、決算業務に関してどのような悩みや不安を抱えていましたか。

　現在、経理部門は過渡期にあり、ペーパーレス化や、様々な法改正、リモートワーク対応など、仕事量は増える一方です。

　決算業務の改革については、「日常業務だけで手一杯なのに、余計な負担を増やすのは勘弁してほしい」というのがご担当者様の本音ではないでしょうか。なにより、現状、エクセルを用いて力業で何とかこなしている企業様や、ノウハウの詰まった業務フローを変えたくない方も少なからずいます。

　ただ、お客様の中には、ベテラン担当者が退職し、後任は前任がこしらえたエクセルを理解できず決算業務が滞ったケースもあります。また、「今まで対面で作業していたが、リモートワークになり通用しなくなった」、と決算の業務変革を余儀なくされた方もいます。

　今日私が紹介するのは、日常業務の中に改善を組み入れる方法です。少ない負荷で業務の効率化を行うことができるようになります。改善の結果、業務メンバーには余裕が生まれ、さらに次の改善を行い、継続的に改善活動ができるようになります。「浮いた時間を優先順位の高い業務に充てられるようになった」という声を頂戴することもよくあります。

「可視化」がポイント

具体的に、どのように改善に取り組みましたか。

　私が担当した企業事例を紹介しましょう。その企業では、誰がどのような仕事をしているか、細かく把握ができていない状態でした。その結果、例えば、重要なタスクの実施が漏れていたまま気付かれなかったり、前のタスクが完了しているだろうという前提で次のタスクを進めてしまい、あと戻りが発生する等、無駄な工数の発生や決算期間の長期化の原因となっていました。また、他の方では理解できないほど複雑なエクセルのマクロを用いて作業している人もいました。

　こうした「属人化」や「ブラックボックス」となっている決算業務の問題を解消する取り組みの第一歩として、BlackLineの「タスク管理」という機能を活用し、誰がどのようなタスクをしているのか、「可視化」しました。

　この機能を用いると、決算タスクの一覧表示やスケジュールをカレンダー表示できるようになります。また、期日を超過したタスクや差戻しが行われたタスクなどの件数や内容を画面からリアルタイムに確認ができます。この企業では経理部内全員で、作業の内容や担当者、進捗状況などを共有し、タスクを適宜行えるようになりました。結果として「タスク管理」導入により決算期間の早期化が実現できました。

　次に取り組んだのは、問題のあるタスクの「可視化」です。BlackLineの「レポート」は、個々のタスクに対して期日を超過した日数（実績）がわかります。また、作業に必要な時間（予想完了時間）などの情報も得られます。ある作業は当初1時間で終わるはずなのに実際は2時間かかっていました。このように、予定を超過しているタスクが見えるようになります。

　調べてみると、担当者は最新の作業手順書を無視し、古い手順で何年も作業を続けていることが判明したので、最新の手順書通り行ってもらうと、作業時間を短縮出来ました。

　また、別の例では期日を著しく超過したタスクがありました。確認すると、上司すら管理できていない隠れタスクの存在が明らかになり、「この作業は本当に必要なのか」と不要な作業の発見もできました。

　さらに、誰がどの作業をしたかが明らかになるので、いつも忙しそうに残業ばかりしている人が、実は、さほど仕事をしていないことがわかり、リソース配分を見直すことで業務の平準化を実現することが出来ました。

　このように、改善すべきタスクが一目瞭然になるので、一つずつ改革が進んでいきます。

改善活動を継続的に行う仕組みづくり

鍋田さんは多くの企業で改革を成功させています。成功の秘訣を教えてください。

　変化の大きな時代に対応するためには、一過性の業務改善ではなく、継続的に改善を行える環境が必要です。そのためには、日々の業務の中に改善活動を組み込み、小さな成功体験を積み重ねることで、改善へのモチベーションを維持することが必要です。

　一般的に業務改善プロジェクトを立ち上げる場合、まずプロジェクト担当者は、業務担当者に現在の業務内容をヒアリングするところから始めます。その際、「担当者ごとの業務負荷」や、「実際のタスク完了日」に関するデータを集め、業務のボトルネックを特定しようとします。しかし、業務担当者は、通常の作業が終わった後に別のツールやエクセルファイルに個々の作業に要した時間や、実際の完了日をわざわざデータ入力しなければなりません。つまり、業務改善のための“業務”が発生し、担当者にとっては、“やらされる感”が強くなり、これでは継続的に改善しようというモチベーションになりません。

　BlackLineをご利用頂いている場合、決算業務自体をBlackLine上で行います。その為、上記のような“業務改善の為だけに発生する余分な業務”は発生せずに改善活動が可能になります。実際のタスク作業時間、予測時間との差異、担当者ごとの業務負荷など、業務改善に必要不可欠な現状データが、BlackLine上で行っている決算業務の実施結果としてシステム内に“利用可能な”データとして残っていきます。そのため、レポート機能からボタン一つで入手し分析に活用することができます。

　仮に汎用的なタスク管理ツールやワークフローシステムからデータを抽出した場合、分析できる形にする手間がかかりますし、さらに業務完了後、わざわざデータを入力してもらう必要があるので、データ自体の信頼性が乏しいといった問題が出てくるケースが多いです。

　決算業務の管理だけでなく、業務改善を目的としてデータを活用できることが、決算プラットフォームであるBlackLineの特徴の一つです。

業務改善の進め方

　実施した決算業務（Do）について、レポート機能を利用して入手したデータを元に直近の決算業務を振り返り（Check）、改善策を検討し（Action）、次の決算業務に反映させます（Plan）。そしてまた決算業務を実施する（Do）。このDo- Check- Action- Planを１サイクルとして業務の中に組み込むことにより、小さな負荷で業務改善を行うことが可能となり、小さな成功が積み重なり、気が付くと大きな成果にたどり着いています。

　弊社は決算業務に特化して、数多くの改革に携わってきました。属人性の解消をはじめ、どのようにしたら「可視化」ができるか、周囲の理解・協力を得やすいか、そして使い勝手の向上まで、ノウハウを数多く蓄積、進化を続けています。私たちが提供する「BlackLine」には、こうした決算に関するノウハウが凝縮されています。

人材育成ツールとして活用しスキルアップを図る

タスクを「可視化」することで担当者のスキルアップなど、教育プログラムとしてもつかえそうですね。

　仕事量は増える一方なのに求められるクオリティは従来通り。人員は簡単に増やせない。こうした現況に対応するには、個々のスキルを上げることが一つの手段として考えられると思います。BlackLineのようなシステムを用いてタスクを管理することで、社員教育の視点から以下3つの効果が期待できます。

① ナレッジデータベースの構築

　タスクの目的、手順書、および、過去の実施結果を一元的に管理することで、これまでベテラン社員しかもっていなかったナレッジを、必要な担当者だけがアクセスできる環境で共有できるようになります。

② 難易度の設定

　新入社員など、スキルレベルが低いメンバーに対しては、難易度低のタスクを割り当てることができます。BlackLineに蓄積されたナレッジを元に、定められた時間内に作業が終わるようになったら次のステップへ進みます。難易度低の次は難易度中へ、その次は難易度高とステップアップするといった人材育成の仕組みを作ることが出来ます。

③ ジョブローテーション

　ナレッジデータベースの構築と難易度の設定により、より効果的なジョブローテーションを行うことが出来るようになります。BlackLineには誰がどの業務をどの期間担当していたかという情報が保存されているので、その情報を元に新たな割り当ての検討に役立ちます。また、情報が一元化されているので引継ぎにかかる工数も最小化されます。急な担当者の退職が発生したとしても、決算の品質を保つことができます。

BlackLineの導入で、どの程度の効果が期待できますか。

　BlackLineには「タスク管理」以外にも、「勘定照合（勘定照合の標準化と自動化）」「マッチング（入金消込ほか突合作業の自動化）」など、様々な機能があります。これらを活用することで、最近の国内導入事例では、9カ月で決算の工数を20％削減しています。先に触れた通りDo- Check- Action- Planを繰り返すので、継続するに従い効果は25％、30％と更なる積みあげが期待できます。

コロナ禍でビジネス環境は大きく変化しました。この先、経理部門にどのような対応が求められると考えられますか。

　コロナ禍をきっかけに、経理部門をはじめとするバックオフィスのDXに多くの注目が集まり、大きく前進しました。しかし、営業、製造といった部署ではコロナ禍前からデジタル活用を進めており、データをもとに意思決定し、より多くの利益を生み出そうと取り組みを続けていましたので、まだまだ追い付いていない状況です。

　様々な部門でデジタル活用が進んでいるのに、経理部門だけコロナ禍前に戻ってしまったり、デジタル活用が進まない状況というのは許されなくなると考えています。時代についていけないままですと、ほかの部門の足を引っ張り、会社全体の利益を損なうことにもなりかねません。

　時代の流れに沿うためにも、BlackLineが決算業務のデジタル活用の一助となれば幸いです。