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第2回 KPI（重要業績評価指標）
～KPIの設定方法と活用方法～
2021年10月11日
KPIとは業績にとって重要なもの。メンバーの行動を方向付けるツールです。
KPIという言葉を聞いたことはありますか。KPIとは、業績に大きな影響を与える数字のことです。
正確には、Key Performance Indicatorの頭文字をとったもので、日本語では重要業績評価指標と呼ばれますが、名称はそれほど気にしなくて構いません。営業部門であれば販売単価や販売個数、製造部門であれば歩留まり率や機械稼働率がKPIの代表例です。
例えば、販売単価をKPIとして、「来年度は10％アップの110円を目指そう」と目標を立てた場合を考えてみましょう。メンバーは販売単価を110円にすることを目指して活動します。従来よりも単価が高い商品を積極的に売る人もいれば、これまでよりも値引き幅を抑えようと得意先と交渉する人もいるでしょう。KPIには、何を頑張ったらいいのか、そしてどのくらい頑張ったらいいのかをブレなくメンバーに理解してもらうことで、メンバーがとるべき行動が分かりやすくなる効果があります。
取り組みの手順として、まず、会社で従来、大切にされていた指標が何かを特定します。社内で実際に使われているKPIのほとんどは、長年の経験から業績向上につながることが分かっており、そのために使われていることが多くあります。それ以外にも、もし業績向上につながるKPIが何かが分かっていれば新たに追加してもいいでしょう。このとき、そのKPIは頑張れば達成できる性質のものなのか、複数の類似する指標がある場合には最適な指標なのかといった点に注意が必要です。
また、KPIは1つだけとは限りません。KPIを複数設定する場合は、おおよそ5つまでが把握、管理しやすいと思います。その場合には、優先順位をつけるようにします。さらに、KPI同士の関係にも注意が必要です。一般に、単価を下げれば販売個数が伸びる傾向があるため、販売単価と販売個数はトレードオフの関係にあるといえます。このとき、どちらも同じように大事にしてしまうと、部門のメンバーはどちらを伸ばしていいのか分からず、業務目標の方向性がバラバラになってしまいます。中途半端な取り組みの結果、目標が達成できないという事態につながることもあります。KPIは、メンバーの行動を方向付けるためのツールですので、このような矛盾が発生しないよう注意しましょう。
KPIの実績数値の集計、分析予測。
KPIを設定したら、次に、そのKPIの実績数値を数カ月分集めてみましょう。そこで見られる変動の要因が何なのかを納得いくまで分析します。KPIに影響を与える要因を分析することで、何を頑張ればKPIが向上するのかのヒントを得ることができます。数値の良し悪しに一喜一憂するだけではいけません。数値の裏側にある情報を押さえることのほうがはるかに重要です。
実績数値の分析ができたら、つぎは予測に挑戦するといいでしょう。これから数カ月分のKPIの数値を予測します。活動予定や外部環境の変化などの前提条件を考えたうえで、その情報に基づき数値化します。実績の分析は「数値から情報」という流れでしたが、予測は「情報から数値」という逆の流れです。時が過ぎ、実績数値が出たら、予測との「答え合わせ」をしましょう。もし答えがあっていなかった場合、それは押さえるべき情報が漏れていたのか、それとも読み間違ったのか。この振り返りを何度も行うことで、今後の予測の精度を上げることにつながります。
正しく将来を読めるようになることは、管理会計の要です。これから自社の業績がどうなるのかを正しく予測できれば、必要な対処をとることができます。管理会計は「未来のための会計」ともいわれますが、正しく未来を予測し、必要な場合には適切なアクションをとることではじめて、自社をより良い未来へ導くことができるのです。
「決算書の数値」とKPIがどのような関係にあるのかを把握しましょう。
さらに、KPIと決算書の数値を連動させて説明できるようになるといいでしょう。管理会計の目的は業績の向上、つまり、より多くの利益を出すことにあります。決算書上の利益が目標ですので、これとKPIがどのような関係にあるのかを把握します。
例えば、製造部門の主力製品の歩留まり率をKPIに置いた場合、これが1％改善したらいくらの利益改善効果があるのかを、「金額」で知っておくことが大切です。KPIを入り口にして、最終的には決算書の金額に結びつけられるようにすることが大事です。
なぜなら、経営者は、決算書を見て会社の全体像を把握します。つまり、経営者からしてみれば、KPIは会社の一部分の指標にすぎないのです。また、KPIはパーセンテージで表示されることも多く、実際の利益への影響が見えにくいものです。経営者が意思決定に必要な情報を正確に理解するために、業績指標の数値であるKPIと、全社の数字の集合体である決算書上の利益の間を「翻訳」できるようになりましょう。経営者に対して会社の状況を「翻訳」して説明するのは、担当者の方に求められる必須のスキルといえます。
KPIを活用するために「データベース形式」で共有する。
日常的にKPIを管理するためには、KPIの実績数値を容易に把握できる仕組みが必要です。丁寧に確認するのは月次で構いませんが、月中にも途中経過を確認できるほうがいいでしょう。KPIを管理するために、必ずしも立派なシステムは必要ではありません。エクセルでも結構ですので、確認したいと思ったときにすぐ確認できる仕組みをつくりましょう。必要なときにいつでも参照できるよう、データベース形式にして共有するのもいいでしょう。他人に頼まないと数値が見られないというのでは時間がかかり、意思決定への活用がしづらくなってしまいます。
また、KPIの管理を確実に運用するためには、定例会議資料の項目に織り込むことをおすすめします。定点観測がしやすくなり、また分析のためにいろいろなコメントを得ることができます。そして、KPIの管理に力を入れたい本気度を、メンバーに対して伝えることにもつながります。同様の趣旨で、定期的に数値をメールで配信するのもいいかもしれません。例えば、小売業のような動きの速い業種では、前日の売上に関するKPIを毎朝配信するのが一般的です。
新たにKPIに取り組む場合には、KPIの種類を1～2個に絞り込んだうえでスタートするのが良いでしょう。大事なのは、現場を巻き込みながら、定期的なKPIの管理サイクルを回すことです。KPIをはじめ、管理会計はスピード感を持って取り組むことが大切です。数値を確認するのに時間がかかると、分析や実際のアクションにかける時間が減ってしまいます。また、途中で挫折してしまっては、状況の把握が不十分になってしまいます。数値を集計し、分析し、報告する。この流れをタイムリーに運用し続けることを目標に、KPIを中心にした管理会計の仕組みを構築していきましょう。
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公認会計士・税理士林健太郎
税理士法人ベルダ代表社員
監査法人トーマツ（当時）、辻・本郷税理士法人を経て、2011年に地元で独立開業し、広く四国・関西エリアで活躍中。管理会計を活用したアドバイスを中小企業の経営者に提供するとともに、大学院でも管理会計を教えている。「中小企業での会計の活用」を目指す。趣味は地元サッカーチーム、徳島ヴォルティスの応援。徳島県鳴門市出身。
公認会計士梅澤真由美
管理会計ラボ㈱代表取締役
通称「管理会計のマドンナ」。監査法人トーマツ（当時）を経て、日本マクドナルド㈱とウォルト・ディズニー・ジャパン㈱にて、経理業務などに10年間従事。「経理のためのエクセル基本作法と活用戦略がわかる本」（税務研究会）など著書多数。「つくる会計から、つかう会計へ」がモットー。趣味は、オンラインヨガと「あつまれどうぶつの森」。静岡県沼津市出身。
