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中小規模の企業のインボイス対応
【理解が深まる 消費税インボイス制度QA】
2022年12月16日
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本コラムでは、消費税インボイス制度に対応する上でのポイントを、一部、解説しています。より具体的な内容につきましては、書籍「第２版 理解が深まる 消費税インボイス制度QA」にて解説しております。ぜひご覧ください。
中小規模の企業のインボイス対応 |
インボイス対応の状況と今後を見据えた情報が知りたいのですが。
大企業は対応が進んでいる印象ですが、中小零細企業はインボイス制度の内容理解まで追いついていなかったり、システム化が済んでいなかったりなど、インボイス制度対応のレベル感がばらばらな印象です。中小企業では「デジタル化の恩恵が見えない」という意見も聞こえてきました。
ここで、考えていただきたいのが、「インボイス制度に対応するのはデジタル化のきっかけとしてであって、制度対応のためだけに、変化させるのではない」ということです。限られた人員で業務を回していかなくてはならない中小企業では、大きな業務変革を実現するのはなかなか大変な場合もあるでしょう。
2020年から、どの企業でも、COVID-19の感染対応に追われてきました。感染が拡大し、濃厚接触者の出社制限などもありました。そんななか、テレワークのニーズが増加し、各企業ではバックオフィス業務のクラウドへの移行、ペーパーレスを実行する企業が増えてきています。やむを得ずテレワークをスタートしたケースもあったと思われますが、実際にスタートしてみると、業務フローを見直し、省力化していくうえで、「請求のやり取りといった業務だけでなく、見積から発注、検収業務も電子データ化できたらもっと楽になるのに……」と考える方も多かったようです。
この度のインボイス制度導入を契機に、業務フローのデジタル化を図り、省力化していき、今後の人材不足を少数精鋭で乗り切ることを検討してみるのもよいのではないでしょうか。
例えば、納品伝票と請求書原本のチェックを行うため、支払いの照合作業で毎月残業が発生したりしませんか。どの見積から発注したのか、大量、煩雑な見積と発注との照合管理ができていないということはありませんか。そして、経理業務に時間を要し、会社として利益把握をするのが翌月半ば以降になってしまっていませんか。
そのようなニーズに対応するのが、見積、受発注、請求といった取引をクラウド管理できるシステムです。「BtoB プラットフォームTRADE」（https://www.infomart.co.jp/trade/index.asp）を例に、デジタル化でどのように省力化できるのかみてみましょう。
見積依頼～発注を行うことで、煩雑な見積書管理を一元化できると同時に、データ発注できるということは、スマホ、PC から簡単・迅速に発注でき、タイミングを逃さないことにもつながります。納品書の電子管理でミスがなくなり、運用の効率化が図れます。社判の捺印のための出社が不要、ペーパーレスな働き方が実現します。ここに「電子請求書発行システム」を連携することで、取引履歴から請求書を発行でき、請求書→入金消込作業までがデジタルで完了します。さらに「契約書発行システム」を利用することで、一連の商取引を全て電子データ化できることになります。オフィスに行かなくても業務が滞りなく進行し、業務時間も大幅に削減できます。災害等の場合などのBCP 対策にもなります。そういった視点でも、検討してはいかがでしょうか。
インボイス制度が導入されたからといって、デジタル化することは法律上で求められているわけではありません。しかし、デジタル化することによって、業務が格段に楽になり、ミスが減ります。
例えば、買掛金などの帳簿データと適格請求書のデータを突合するなどを手作業でやるとなると、時間も手間もかかってしまいます。インボイスをデジタル化するということは、業務フロー全体を見直すことになります。インフォマートによる導入事例では、発行コストを8 割もカットできて、アナログ作業のミスが格段に減ったという報告もあります。
システム化することで、これまで手作業でとられていた人材をほかのことに回すことができます。
そして、コスト削減にもつながるというメリットもあります。いま、手作業での請求書発行のコストはどのくらいになっていますか。また、受け取った請求書の突合等の人件費はいくらでしょうか。それらの人と財をデジタル化することで他のことに回す効率化を考えてみませんか。
（株式会社インフォマート 回答）
（参考）
2019年のデータですが、コスト比較の例があるので参考にしてください。
＜請求書の発行・受取のデジタル化によるコスト削減例＞
●請求書発行業務の時間短縮例
請求書を発行する企業（請求書発行件数 500通分の場合）
2～4日→即時
●請求書処理業務のコスト削減例
請求書を受け取る企業（請求書受取件数 150通分の場合）
45分→6分
●請求書発行業務のコスト削減例
請求書を発行する企業（請求書発行件数 500通分の場合）
月間13.6万円／年間163万円のコスト→月間4.5万円／年間54万円
●請求書処理業務のコスト削減例
請求書を受け取る企業（請求書受取件数 150通分の場合）
月間24万円／年間288万円のコスト→月間5.5万円／年間66万円
（株式会社インフォマート調べ）
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編集協力株式会社インフォマート
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